Dal 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria praticamente per tutti, anche per i forfettari. Eppure molte PMI la gestiscono ancora con un mix di portali esterni, doppi inserimenti e PDF allegati. Si può fare meglio. Vediamo come.

Cosa significa "integrata nel gestionale"

Una buona integrazione SDI nel gestionale significa che dall'emissione della fattura allo scarto/accettazione SDI tutto avviene in un'unica schermata, senza copia-incolla, senza export-import, senza "vai sul portale".

Concretamente:

  • Crei la fattura nel gestionale come hai sempre fatto
  • Il gestionale genera l'XML SDI conforme automaticamente
  • L'XML viene firmato (se richiesto) e inviato al provider SDI
  • Le notifiche di scarto/accettazione tornano nel gestionale
  • L'archivio sostitutivo decennale è gestito automaticamente

I provider SDI per PMI italiane

Aruba (Fatturazione Elettronica)

Il più diffuso, costo entry-level (4-7 €/mese), API REST documentate, integrazione semplice. Buono per chi emette fino a 1.000 fatture/mese.

Fattura24

Italiano, API ottime, integrazione PrestaShop nativa, gestione anche di B2C, ricevute, fatture proforma. Ideale per e-commerce.

FatturaPA / FatturaSmart

Per chi lavora molto con PA, perché il flusso PA ha sue specificità (ordine NSO, fatturazione split payment).

Acube / Sdi-Fattura24 / TeamSystem

Per volumi più alti, gestione multi-azienda, integrazione bancaria. Costi a partire da 30 €/mese.

Le funzionalità che cambiano la vita

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1. Generazione automatica con regole fiscali

Il gestionale applica automaticamente: aliquote IVA per categoria prodotto, regime split payment per la PA, reverse charge per estero, esenzioni IVA.

2. Gestione esiti SDI in dashboard

Una vista che mostra: fatture emesse, accettate, scartate, in attesa. Notifica WhatsApp/email se una fattura viene scartata, così la correggi in giornata.

3. Numerazione automatica e protezione duplicati

Il sistema impedisce di emettere due fatture con stesso numero (errore comune che porta a sanzioni). Numerazione progressiva senza buchi.

4. Conservazione sostitutiva inclusa

Le fatture vanno conservate per 10 anni in conservazione a norma. I provider citati lo fanno automaticamente, ma va attivato esplicitamente.

5. Importazione fatture passive

Lato passivo: il gestionale scarica automaticamente le fatture ricevute dallo SDI, le visualizza, permette di registrarle in contabilità con un click. Eliminato il "scarica XML, apri visualizzatore, ricopia importi".

Casi specifici da non sottovalutare

Auto-fatture (acquisti UE/Extra-UE)

Vanno generate automaticamente al ricevimento di una fattura estera. Pochi gestionali lo fanno bene di default.

Fatture differite

DDT durante il mese, fattura riepilogativa entro il 15 del mese successivo. Va automatizzata, altrimenti è un incubo.

Note di credito

Devono richiamare la fattura originaria con riferimento corretto, altrimenti SDI scarta.

Fatture cortesia

Per i clienti privati che vogliono comunque un PDF leggibile. Il gestionale dovrebbe generarlo in parallelo all'XML.

Costi tipici dell'integrazione

  • Modulo SDI per gestionale standard (PrestaShop, Magento, gestionale custom): 1.500-3.500 € una tantum
  • Provider SDI: 5-50 €/mese a seconda dei volumi
  • Conservazione sostitutiva: 0-15 €/mese (spesso inclusa nei provider)
  • Manutenzione (aggiornamenti normativi annuali): 200-500 € l'anno

Errori comuni

  • Ignorare le notifiche di scarto: una fattura scartata e dimenticata = sanzione.
  • Tenere PDF e XML separati: il documento valido è solo l'XML accettato. Il PDF è di cortesia.
  • Non automatizzare i clienti privati: da metà 2024 anche le fatture B2C residenti UE vanno via SDI in molti casi.
  • Affidarsi solo al commercialista per le passive: se ricevi 200 fatture/mese, deve essere il gestionale a importarle, non la mail di chi le inoltra.

Conclusione

Una buona integrazione SDI fa risparmiare a una PMI tipica 10-25 ore al mese di lavoro amministrativo. Si paga da sola in pochi mesi. Se il tuo gestionale attuale gestisce la fatturazione elettronica "a metà" (export manuale, controllo a vista, riconciliazione separata), è il momento di sistemare. Contattaci per una valutazione gratuita.